Lección 19 · Curso Excel para Contabilidad
Del resumen a la imagen: un gráfico que se filtra con botones y cuenta la historia de tus cuentas sin que rehagas nada.
Un gráfico dinámico no es un gráfico normal. Nace con Insertar → Gráfico dinámico y queda ligado a una tabla dinámica: dibuja lo que hay en ella y solo lo que hay en ella. Si el resumen cambia, el gráfico cambia contigo.
Por eso el orden importa: primero la tabla dinámica (Lección 18), después el gráfico. Esa atadura es su fuerza: nunca verás un gráfico que enseña cifras que ya no existen en la tabla.
Con la tabla dinámica seleccionada aparece en la cinta la pestaña Analizar tabla dinámica. Desde ahí se añaden los dos filtros estrella:
Una segmentación puede controlar varias tablas dinámicas y gráficos a la vez. Se consigue con las Conexiones de informe: clic derecho sobre la segmentación → Conexiones de informe → marcar las tablas que quieres que obedezcan a los botones. Así un único mando mueve todo el panel.
Y recuerda la regla de oro de la Lección 18: al filtrar, tablas y gráficos se actualizan; pero si tocas los datos de origen, sigue haciendo falta Datos → Actualizar todo.
Fuente: Microsoft — Ayuda de Excel. Busca «segmentación de datos» y «escala de tiempo»; las capturas bastan para reconocer los botones en tu cinta.
Intenta responder sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar. Ese esfuerzo es lo que hace que se te quede.
P1 ¿Con qué está ligado un gráfico dinámico?
El gráfico dinámico se crea con Insertar → Gráfico dinámico y queda atado a una tabla dinámica: dibuja lo que ella resume, ni más ni menos.
P2 ¿Qué añade una segmentación de datos?
La segmentación es un panel de botones con los valores de un campo. Pulsas uno y el resumen se filtra al instante, sin abrir menús.
P3 ¿Para qué sirve una escala de tiempo?
La escala de tiempo filtra campos de fecha por meses, trimestres o años. Si tu campo de fechas es texto, no aparecerá la opción.
P4 ¿Cómo puede una segmentación filtrar dos gráficos a la vez?
Clic derecho sobre la segmentación → Conexiones de informe → marca las tablas dinámicas que quieres que obedezcan a los botones. Un solo mando mueve todo.
P5 Al mover una segmentación, ¿qué ocurre con tabla y gráficos?
Si están conectados, tabla y gráficos se filtran juntos al instante. Lo que no cambia solo es una edición en los datos de origen: para eso sigue siendo Datos → Actualizar todo.
Seguimos con assets/ejemplos/libro-contable.xlsx. Cinco pasos para pasar del resumen al informe interactivo.
Grupo en I1 y en I2 la fórmula =BUSCARV(C2;Catalogo!$A$2:$C$15;3;FALSO). Arrástrala hasta la fila 35.Grupo y Nombre en Filas y Debe/Haber en Valores. Pulsa Datos → Actualizar todo.Grupo. Coloca el panel de botones junto al gráfico.Fecha y, con clic derecho sobre la segmentación → Conexiones de informe, haz que controle también un segundo gráfico por Nombre.La fórmula del paso 1 devuelve el grupo de cada cuenta tomándolo de la hoja Catalogo (columna C = Grupo): Activo, Pasivo, Ingreso o Gasto. Si te sale #N/A, revisa que el código de cuenta de C2 exista tal cual en Catalogo!$A$2:$A$15.
Comprobación del gráfico: al pulsar el botón Gasto en la segmentación, la tabla dinámica y ambos gráficos deben mostrar solo los apuntes de gasto; al pulsar Ingreso, solo las ventas y la prestación de servicios. Si solo cambia uno, la conexión de informe no está activada en el otro.
Comprobación total: el gráfico por Grupo debe repartir el Debe de 70.871 entre Gasto y Activo, y el Haber de 40.154 entre Ingreso y Pasivo, según los apuntes del libro.
Si el libro se queda demasiado estrecho, este es el momento de duplicar la hoja Asientos y probar con datos más largos: la mecánica es idéntica.
Esto es lo que usarás en tus clases. Cuatro piezas listas para reutilizar.
Cuéntale a tu alumnado esto, y no lo olvidarán:
«La tabla dinámica es el televisor y la segmentación es el mando a distancia. El mando no cambia los programas que existen: solo decide cuál ves. Pulsas "Gasto" y la tele te enseña los gastos; pulsas "Ingreso" y te enseña las ventas. Y si el mando está emparejado con dos televisiones —las conexiones de informe—, las dos cambian a la vez.»
Variante para clase: proyecta dos gráficos y una segmentación. Pide a un alumno que pulse un botón y que la clase explique por qué los dos gráficos se mueven a la vez. La metáfora del mando hace el resto.
Dibuja en la pizarra dos gráficos (barras) y, debajo, tres botones: Activo, Gasto, Ingreso.
Evaluación: observa quién duda al conectar varios gráficos. Ese detalle separa «sé insertar una segmentación» de «entiendo qué está controlando».
Archivo de apoyo: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx (la columna Grupo se añade con BUSCARV desde Catalogo).
Lee (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca «segmentación de datos» y «escala de tiempo»; quédate con las capturas de la cinta y con la idea de conexión entre tablas.
Lección anterior (18): tablas dinámicas —resumir miles de asientos en segundos—, la base sobre la que se apoya este gráfico.
Siguiente lección (20): tableros de control, el proyecto integrador del curso y la clase piloto. Este gráfico es una pieza del tablero.
Pregúntame lo que quieras: por qué no te aparece la escala de tiempo, cómo conectar tres gráficos a la misma segmentación, o cómo elegir el gráfico que mejor cuenta tu informe. Puedo también generarte la ficha de clase en PDF o una versión de este ejercicio con tus grupos de cuentas.
Pídeme: «prepárame tres gráficos conectados a una segmentación» y te lo dejo montado.