Lección 17 · Curso Excel para Contabilidad

Buscar y referencia: encontrar el dato correcto

Cuando el nombre de una cuenta vive en otra hoja, BUSCARV lo trae solo. La llave que une las tablas de un libro contable.

Tiempo: 25–30 min Requisitos: Lección 16 (funciones de fecha) Base de: Módulo 9 del temario

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1Qué te llevas de esta lección

Usar BUSCARV para traer un dato de otra hoja a partir de una clave (el número de cuenta).
Entender cuándo hay que pedir coincidencia exacta y por qué casi siempre es FALSO.
Un kit listo para tus clases, con analogía, errores típicos, guion y ejercicio de pizarra.

Por qué esto es contabilidad En el libro de asientos se apunta el número de cuenta, no su nombre. La búsqueda es el puente que traduce «700» en «Ventas de mercaderías» sin que lo escribas a mano. Es la misma idea que une un apunte con su ficha en el catálogo.

2La búsqueda: BUSCARV(valor; matriz; columna; ordenado)

BUSCARV busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve lo que hay en la misma fila, en la columna que le indiques. Tiene cuatro argumentos:

Valor buscado: la clave. En nuestro libro, el número de cuenta, p. ej. C2.
Matriz tabla: el bloque donde se busca. En la hoja Catalogo, Catalogo!$A$2:$C$15.
Núm. de columna: qué columna de la matriz devuelve. La matriz va de A a C; el Nombre es la columna 2.
Ordenado: para coincidencia exacta, escribe FALSO.

La fórmula que trae el nombre de la cuenta a la hoja de asientos es:

=BUSCARV(C2; Catalogo!$A$2:$C$15; 2; FALSO)

Se lee así: «busca el valor de C2 en la primera columna del catálogo; cuando lo encuentres, devuélveme lo que hay en la segunda columna de esa fila».

Dos límites que conviene saber

BUSCARV solo encuentra valores a la derecha de la primera columna de la matriz: la clave siempre tiene que estar en la primera columna.
Si la clave no existe, aparece un error #N/A. Se puede envolver con SI.ERROR para mostrar algo más amable.

Existe una versión más moderna, BUSCARX(valor; matriz_buscada; matriz_devuelta; [si_no_se_encuentra]): busca en cualquier dirección y no obliga a contar columnas.

Fuente primaria: Microsoft — Ayuda de Excel.

3FILA, COLUMNA, REPETIR y el operador &

Junto a BUSCARV conviven funciones pequeñas que resuelven tareas concretas:

	Función	Devuelve
1	`FILA()`	el número de la fila actual
2	`COLUMNA()`	el número de la columna actual
3	`REPETIR(texto; núm_veces)`	el texto, repetido

Con REPETIR puedes montar etiquetas rápidas (por ejemplo, repetir ceros para completar una clave) sin escribir todo a mano.

Y con el operador & unes textos en una sola cadena. Es la forma de montar una clave compuesta: cuenta y mes, por ejemplo. Si el número de cuenta tiene espacios al final, la búsqueda falla: conviene limpiarlos antes (con la función ESPACIOS).

Cuidado con los espacios invisibles Un espacio al final de una clave no se ve, pero rompe la búsqueda. Si un BUSCARV que «debería» funcionar da #N/A, sospecha de un espacio escondido y revísalo.

Consejo para enseñar Repite esta frase: «la clave es la primera columna; el dato que devuelvo está a la derecha». Es la imagen que evita la mitad de los errores de BUSCARV.

4Práctica: recupéralo de memoria

Intenta responder sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar.

Práctica · buscar y referencia

P1 ¿Qué argumento de BUSCARV fuerza la coincidencia exacta?

El cuarto argumento en FALSO exige coincidencia exacta. Si lo omites, Excel asume búsqueda aproximada y puede devolver un valor equivocado.

P2 ¿Hacia dónde busca BUSCARV dentro de la matriz?

La clave debe estar en la primera columna y el resultado se busca a la derecha. Para buscar en cualquier dirección está BUSCARX.

P3 En =BUSCARV(C2; Catalogo!$A$2:$C$15; 2; FALSO), ¿qué pide el número 2?

P4 ¿Para qué sirve el operador &?

El & junta textos: por ejemplo, cuenta y mes, para montar una clave compuesta. Para sumar números está +.

P5 ¿Para qué sirve REPETIR(texto; núm_veces)?

REPETIR devuelve el texto repetido el número de veces indicado. No cuenta (eso es CONTAR.SI) ni une (eso es &).

5Manos a la obra

Abre assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos. La cuenta está en la columna C; el catálogo, en la hoja Catalogo, donde el Nombre es la columna 2.

Ve a la hoja Asientos y borra (solo para practicar) el texto de la columna D de la fila 2: quieres que Excel lo traiga solo.
En D2 escribe =BUSCARV(C2; Catalogo!$A$2:$C$15; 2; FALSO) y pulsa Enter. Debe aparecer el nombre de la cuenta de la fila 2.
Arrastra la fórmula hasta la fila 35. Cada apunte debería mostrar su nombre de cuenta.
Prueba el límite: escribe en una celda libre =BUSCARV("999"; Catalogo!$A$2:$C$15; 2; FALSO). Verás un error #N/A porque esa cuenta no existe.
Tápalo: envuelve el ejercicio anterior con SI.ERROR, por ejemplo =SI.ERROR(BUSCARV("999"; Catalogo!$A$2:$C$15; 2; FALSO); "Sin cuenta").

Ver respuestas y comprobación

El nombre que trae la fórmula: para la fila 2 del libro, la cuenta es 572, así que BUSCARV devuelve Bancos.

Arrastrar hasta la fila 35: al copiar hacia abajo, la referencia relativa C2 pasa a C3, C4… mientras la matriz Catalogo!$A$2:$C$15 permanece fija gracias a los $. Cada fila trae su propio nombre.

El caso de la cuenta 999: no está en el catálogo, por eso aparece #N/A. Con SI.ERROR, en su lugar se lee «Sin cuenta».

Si algún nombre no aparece y ves #N/A, comprueba que la cuenta existe en el catálogo y que no lleva un espacio al final.

Truco de contador Antes de escribir un BUSCARV, localiza la clave en las dos tablas. Tiene que significar lo mismo en ambas: el número de cuenta. Si en una hoja es 700 y en la otra 700 (con espacio), no se encontrarán aunque lo parezcan.

★Kit para enseñar

Esto es lo que usarás en tus clases. Cuatro piezas listas para reutilizar.

1 · La analogía que funciona: la guía telefónica

Cuéntale a tu alumnado esto, y no lo olvidarán:

«BUSCARV es buscar un nombre en la guía telefónica. La guía está ordenada por el apellido en la primera columna; localizas el apellido y, en esa misma fila, la guía te da el teléfono. Excel hace lo mismo: busca la clave en la primera columna del catálogo y te devuelve el dato de la columna que le pidas. Por eso la clave tiene que estar en la primera columna: si no, es como buscar en una guía que no está ordenada por apellidos.»

Variante para clase: reparte una «guía» en papel con números de cuenta y nombres desordenados, y pide localizar un nombre concreto contando filas.

2 · Errores típicos y cómo anticiparlos

Datos a la izquierda de la clave. La cuenta no está en la primera columna y BUSCARV no la encuentra. Antídoto: recordar que la clave va en la primera columna y todo lo demás, a la derecha.
Olvidar FALSO. Sin el último argumento, Excel asume búsqueda aproximada y devuelve un valor que «se parece». Antídoto: escribir siempre los cuatro argumentos.
Contar mal la columna. Piden la 3 cuando querían el nombre de la 2. Antídoto: contar las columnas dentro de la matriz, no en la hoja.
Espacios invisibles. La clave difiere por un espacio al final y da #N/A. Antídoto: sospechar del espacio oculto antes de reescribir la fórmula.

3 · Guion de clase (10 minutos)

Gancho (1 min). Pregunta: «Tengo el número de cuenta, ¿cómo consigo su nombre sin copiarlo a mano?».
Analogía (2 min). Cuenta la de la guía telefónica. Dibuja la clave a la izquierda y el dato a la derecha.
Modelo (3 min). Escribe =BUSCARV(C2; Catalogo!$A$2:$C$15; 2; FALSO) y señala cada argumento en la pizarra, sobre todo el FALSO.
Práctica guiada (3 min). Cambia el valor buscado («ahora busca la cuenta 472») y que el grupo diga qué nombre aparecerá.
Cierre (1 min). Boleto de salida: «Escribe la fórmula que trae el nombre de la cuenta que está en C2».

4 · Ejercicio de pizarra reutilizable: «la guía y el apunte»

Dibuja dos tablas en la pizarra: a la izquierda, un catálogo (Cuenta · Nombre · Grupo); a la derecha, tres apuntes con solo el número de cuenta. Alterna dos modos:

Modo A — de la clave al dato: tú señalas una cuenta en un apunte y el alumno busca su nombre en el catálogo.
Modo B — del argumento a la fórmula: preguntas «¿qué columna de la matriz es el nombre?» y el grupo decide el tercer argumento antes de escribir la fórmula.

Evaluación: la clase entera responde al unísono, o en parejas con tarjetas. Con dos rondas sabes quién distingue la clave del dato.

Archivo de apoyo para esta actividad: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hojas Asientos y Catalogo. Proyecta ambas y une las filas mentalmente.

⌘Fuente primaria y siguientes pasos

Lee (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca BUSCARV y fíjate solo en el cuarto argumento y en su ejemplo de coincidencia exacta. (Cuando lo domines, echa un vistazo a BUSCARX como mejora.)

Lección anterior (16): funciones de fecha — HOY, DÍA, MES, AÑO, SIFECHA y DIASEM.

Siguiente lección (18): tablas dinámicas — resumir miles de asientos en segundos.

Tu profesor está aquí

¿Algo no encaja?

Pregúntame lo que quieras: por qué aparece #N/A, cómo se ve esto en tu versión, o cómo adaptar el ejercicio a tus alumnos. Puedo también generarte la ficha de clase en PDF o una versión de este ejercicio con tu catálogo de cuentas.

Pídeme: «prepárame la guía y el apunte para 20 alumnos en parejas» y te lo dejo montado.

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