Lección 15 · Curso Excel para Contabilidad

Funciones lógicas: cuando Excel decide por ti

Enseñar a Excel a preguntar «¿se cumple esto?» y actuar en consecuencia: clasificar apuntes, sumar solo un grupo y tapar los errores.

Tiempo: 25–30 min Requisitos: Lección 14 (funciones estadísticas y matemáticas) Base de: Módulo 11 del temario

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1Qué te llevas de esta lección

Por qué esto es contabilidad Un asiento no es «de IVA» o «de ventas» para Excel hasta que se lo preguntas. La lógica convierte una columna de importes en una clasificación: qué es cada apunte, cuánto suma cada grupo y qué hacer cuando algo no encaja.

2La decisión: SI(prueba; si_verdadero; si_falso)

La función SI hace una pregunta y devuelve una cosa u otra según la respuesta. Tiene tres argumentos, separados por punto y coma:

Los operadores de comparación son los que formulan la pregunta:

Un ejemplo contable, sobre la hoja Asientos (la cuenta está en la columna C):

=SI(C2="700"; "Venta"; "Otro")

Si la cuenta de la fila 2 es la 700, escribe «Venta»; si no, escribe «Otro».

Cuidado: los textos van entre comillas Los textos de una función se escriben entre comillas dobles: =SI(C2="700"; "Venta"; "Otro"). Si olvidas las comillas, Excel cree que «Venta» es un nombre y te dará error.

Fuente primaria: Microsoft — Ayuda de Excel.

3Contar y sumar con criterio; tapar los errores

Dos funciones resuelven la pregunta «solo los que cumplen esto»:

Ejemplo: cuántas veces aparece la cuenta 700 y cuánto suman sus importes:

Y para cuando una fórmula puede fallar, está SI.ERROR(valor; valor_si_error): muestra un texto o un valor alternativo en lugar del error. Así un informe no se llena de #N/A. Si necesitas varios criterios a la vez, existen CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO; y para no encadenar muchos SI, existe SI.CONJUNTO.

Consejo para enseñar Antes de la fórmula, haz que el alumno diga en voz alta la pregunta: «¿la cuenta es 700?». La función SI es, literalmente, esa pregunta convertida en sintaxis.

4Práctica: recupéralo de memoria

Intenta responder sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar.

Práctica · funciones lógicas

P1 ¿Cómo se escriben los textos dentro de una función SI?

P2 ¿Qué función usas para que un error no se vea en la celda?

P3 ¿Qué hace la función SUMAR.SI?

P4 ¿Qué operador significa «distinto» en una prueba lógica?

P5 En vez de anidar muchos SI, ¿qué recomienda el consejo?

5Manos a la obra

Abre assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos. La cuenta está en la columna C y los importes del Haber, en la G.

  1. En I1 escribe el encabezado Tipo.
  2. En I2 escribe =SI(C2="700"; "Venta"; "Otro") y arrastra la fórmula hasta la fila 35.
  3. En una celda libre, escribe =CONTAR.SI(C2:C35; "700"): ¿cuántos apuntes son de ventas?
  4. En otra celda, escribe =SUMAR.SI(C2:C35; "700"; G2:G35): ¿cuánto suman solo las ventas?
  5. Prueba el muro de seguridad: escribe =SI.ERROR(100/0; "No se puede dividir") y observa que no aparece el error.
Ver respuestas y comprobación

Tipo: la columna I debe mostrar «Venta» solo en las filas cuya cuenta (columna C) sea 700; el resto dirá «Otro».

CONTAR.SI: cuenta los apuntes de la cuenta 700. En este libro son las ventas de mercaderías, repartidas en los distintos asientos.

SUMAR.SI: suma los importes del Haber de esas mismas filas. Los importes de la 700 están en la columna G, por eso el tercer argumento es G2:G35.

SI.ERROR: en lugar de un error de división, aparece el texto «No se puede dividir».

Comprueba que en la columna I no se han convertido valores correctos en «Otro»: si eso pasa, revisa que estés comparando con el texto "700" y entre comillas.

Truco de contador Antes de escribir un SUMAR.SI, pregúntate tres cosas: dónde busco (el rango del criterio), qué busco (el criterio) y qué sumo (el rango de suma). Decirlo en ese orden evita el error clásico de sumar la columna equivocada.

★Kit para enseñar

Esto es lo que usarás en tus clases. Cuatro piezas listas para reutilizar.

1 · La analogía que funciona: el portero del edificio

Cuéntale a tu alumnado esto, y no lo olvidarán:

«La función SI es un portero en la puerta. Le das una condición («¿llevas invitación?») y él decide: por la puerta de la verdad o por la puerta de la mentira. No hace las dos cosas: siempre elige una. Y un buen portero no deja pasar errores: si algo no cuadra, SI.ERROR pone un cartel que se entiende.»

Variante para clase: dibuja dos puertas en la pizarra, «sí» y «no». Lee una condición en voz alta y que el grupo señale por qué puerta pasa el apunte.

2 · Errores típicos y cómo anticiparlos
  • Olvidar las comillas. Escriben =SI(C2=700; Venta; Otro) y salta un error. Antídoto: regla visible: «todo texto que yo escribo va entre comillas dobles».
  • Confundir = de prueba con = de fórmula. Creen que la comparación es un error. Antídoto: el primer = abre la fórmula; el que va dentro de la prueba pregunta si son iguales.
  • Desordenar los argumentos. Ponen el valor falso antes que el verdadero. Antídoto: mantra «pregunta, después sí, después no», repitiéndolo en cada ejemplo.
  • Sumar la columna equivocada en SUMAR.SI. Olvidan el tercer argumento cuando criterio y suma viven en columnas distintas. Antídoto: subrayar en la fórmula las dos zonas: dónde busco y qué sumo.
3 · Guion de clase (10 minutos)
  1. Gancho (1 min). Pregunta: «De estos asientos, ¿cómo marcaría Excel cuáles son ventas y cuáles no, sin que yo escriba nada a mano?».
  2. Analogía (2 min). Cuenta la del portero. Dibuja las dos puertas.
  3. Modelo (3 min). Escribe =SI(C2="700"; "Venta"; "Otro") y lee los tres argumentos en voz alta. Luego presenta SUMAR.SI y SI.ERROR sin desarrollarlos.
  4. Práctica guiada (3 min). Dicta una condición y pide al grupo que diga qué devuelve. Luego cambia el criterio y repite.
  5. Cierre (1 min). Boleto de salida: «Escribe una fórmula que sume solo los importes de la cuenta 700».
4 · Ejercicio de pizarra reutilizable: «las dos puertas»

Dibuja en la pizarra una tabla con Cuenta, Debe y Haber, y cinco apuntes. Añade una columna vacía llamada Tipo. Alterna dos modos:

  • Modo A — de la condición al resultado: tú dices el criterio («si la cuenta es 700») y el alumno escribe qué aparecería en Tipo.
  • Modo B — del criterio a la suma: pides «suma solo los importes cuya cuenta sea 472» y el grupo decide dónde buscar y qué sumar antes de escribir la fórmula.

Evaluación: la clase entera responde al unísono, o en parejas con tarjetas. Con dos rondas sabes quién domina la condición y quién no.

Archivo de apoyo para esta actividad: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos. Puedes proyectarlo y escribir la fórmula en la columna I.

⌘Fuente primaria y siguientes pasos

Lee (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca la función SI y fíjate solo en el orden de sus tres argumentos. (Repasa también SUMAR.SI mirando los ejemplos de su tercer argumento.)

Lección anterior (14): funciones estadísticas y matemáticas — SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR y CONTARA.

Siguiente lección (16): funciones de fecha — HOY, DÍA, MES, AÑO, SIFECHA y DIASEM.

Tu profesor está aquí

¿Algo no encaja?

Pregúntame lo que quieras: por qué <> y no otra cosa, cómo se ve esto en tu versión, o cómo adaptar el ejercicio a tus alumnos. Puedo también generarte la ficha de clase en PDF o una versión de este ejercicio con tus cuentas.

Pídeme: «prepárame el ejercicio de las dos puertas para 20 alumnos en parejas» y te lo dejo montado.

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