Lección 14 · Curso Excel para Contabilidad

Funciones estadísticas y matemáticas

Siete funciones para resumir una columna de importes: sumar, promediar, buscar el mayor y el menor, y contar cuántos apuntes hay, cuántos importes y cuántos huecos vacíos.

Tiempo: 20–30 min Requisitos: Lección 02 (fórmulas y SUMA) Base de: bloque de fórmulas del temario

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1Qué te llevas de esta lección

Por qué importa en contabilidad «¿Cuánto suma el Debe?», «¿cuál es el apunte mayor?», «¿cuántos apuntes tienen importe y cuántos están vacíos?». Esas cuatro preguntas se contestan con las funciones de hoy, y la última es una señal temprana de que a una fila le falta el dato.

2Las funciones, una a una

Todas funcionan igual: escribes el nombre, abres paréntesis, pones el rango y cierras. Por ejemplo, =PROMEDIO(F2:F35) da el importe medio del Debe.

Función Qué devuelve Ejemplo
SUMA La suma de los números del rango. =SUMA(F2:F35)
PROMEDIO La media de los números del rango. =PROMEDIO(F2:F35)
MAX El valor mayor del rango. =MAX(F2:F35)
MIN El valor menor del rango. =MIN(F2:F35)
CONTAR Cuántas celdas contienen números. =CONTAR(F2:F35)
CONTARA Cuántas celdas no están vacías (números o texto). =CONTARA(F2:F35)
CONTAR.BLANCO Cuántas celdas están vacías. =CONTAR.BLANCO(F2:F35)

Recuerda: los argumentos en Excel en español se separan con punto y coma (;) y los rangos con dos puntos (:). Aquí cada función recibe un único rango, así que no verás el ; hasta la próxima herramienta.

3Lo que se ignora (y cuándo hay filas ocultas)

Un detalle que sorprende y conviene saber: SUMA y PROMEDIO ignoran el texto y las celdas vacías. Si en una columna de importes hay una celda con una palabra o un hueco, esas funciones simplemente la saltan y calculan con los números que encuentran.

De ahí la utilidad de las funciones de recuento: comparando =CONTARA(F2:F35) con =CONTAR(F2:F35) detectas apuntes que «están» pero no tienen un número. Y =CONTAR.BLANCO(F2:F35) te dice cuántos huecos hay. Contar es auditar.

El caso de las filas filtradas Si filtras la tabla y quieres sumar solo lo que se ve, SUMA no basta: sigue sumando las filas ocultas. Para eso existe SUBTOTALES, que respeta el filtro. La forma habitual es =SUBTOTALES(109; F2:F35), donde 109 indica que sume ignorando las filas ocultas.

Referencia de la herramienta: Microsoft, Ayuda de Excel. Y si el rango lo tienes con nombre (Lección 13), puedes escribir =SUMA(Debe) en lugar de =SUMA(F2:F35).

4Práctica: recupéralo de memoria

Responde sin mirar arriba. Cada acierto muestra su explicación; cada fallo te deja reintentar.

Práctica · estadísticas y recuentos

P1 ¿En qué se diferencian CONTAR y CONTARA?

P2 ¿Qué ignora PROMEDIO al calcular?

P3 ¿Qué cuenta CONTAR.BLANCO?

P4 ¿Qué función suma ignorando las filas ocultas por un filtro?

P5 Quieres el importe más alto de la columna Debe. ¿Qué función usas?

5Manos a la obra

Abre assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos. El Debe va de F2 a F35 y el total lo pondremos en F36.

  1. En F36 escribe =SUMA(F2:F35). Ese es el total del Debe.
  2. Debajo, en F37, escribe =PROMEDIO(F2:F35): el importe medio de los apuntes del Debe.
  3. En F38 escribe =MAX(F2:F35) y en F39, =MIN(F2:F35): el apunte mayor y el menor.
  4. En F40 escribe =CONTAR(F2:F35) y en F41, =CONTARA(F2:F35). Si los dos coinciden, cada apunte tiene un número.
  5. En F42 escribe =CONTAR.BLANCO(F2:F35). Si da un número mayor que cero, hay huecos que revisar.
Ver respuestas y comprobación

Total: F36 = =SUMA(F2:F35). Media: F37 = =PROMEDIO(F2:F35).

Extremos: F38 = =MAX(F2:F35) (el mayor) y F39 = =MIN(F2:F35) (el menor). Comprueba a ojo que ninguno supera el total, claro.

Recuentos: F40 = =CONTAR(F2:F35) y F41 = =CONTARA(F2:F35). Si son iguales, no hay texto suelto en la columna. F42 = =CONTAR.BLANCO(F2:F35): si es mayor que cero, marca las filas vacías y decídelo con criterio.

Prueba a filtrar la hoja y compara =SUMA(F2:F35) con =SUBTOTALES(109; F2:F35): verás que solo la segunda respeta el filtro.

Truco de contador Haz siempre el trío SUMA + CONTAR + CONTARA. Si el número de importes contados no cuadra con las líneas que esperabas, hay un dato escondido: texto donde iba un número o una celda vacía en medio. Detectar eso a tiempo evita cuadres imposibles.

★Kit para enseñar

Cuatro piezas para una clase de funciones que no se convierta en un listado aburrido.

1 · La analogía que funciona: la caja de zapatos

Presenta las funciones como preguntas que le haces a una caja de recibos:

«Tienes una caja con los recibos del mes. SUMA pregunta «¿cuánto suman todos?». PROMEDIO, «¿cuál es el recibo medio?». MAX y MIN, «¿el mayor y el menor?». Y las tres de contar son distintos tipos de inventario: CONTAR cuenta los recibos con cifra, CONTARA cuenta todos los papeles que hay (con cifra o sin ella) y CONTAR.BLANCO cuenta los huecos del archivador.»

La analogía deja claro desde el principio que CONTAR y CONTARA no son sinónimos: uno cuenta cifras, el otro cuenta presencia.

2 · Errores típicos y cómo anticiparlos
  • Usar CONTARA esperando solo números. Si hay texto, lo cuenta igual y el número parece «de más». Antídoto: repetir «CONTAR = cifras; CONTARA = presencia».
  • Creer que PROMEDIO divide entre todas las filas. Divide entre las celdas con número, no entre todas. Antídoto: demostrarlo con una columna que tenga un hueco: el promedio no baja de golpe.
  • Escribir mal CONTAR.BLANCO. El punto y el orden de las palabras importan. Antídoto: que lo escriban despacio o lo elijan de la lista de sugerencias de Excel.
  • Sumar con SUMA después de filtrar. La suma no cambia y creen que el filtro «no funciona». Antídoto: explicar que para eso está SUBTOTALES(109; …).
3 · Guion de clase (12 minutos)
  1. Gancho (2 min). Proyecta la columna del Debe y pregunta: «¿cuánto suma, cuánto de media, cuál es el mayor?». Deja que lo resuelvan a mano antes de enseñar el atajo.
  2. Analogía (3 min). Cuenta lo de la caja de recibos, insistiendo en la diferencia entre CONTAR y CONTARA.
  3. Demostración (4 min). Escribe las siete funciones en una columna y ve mostrando cada resultado. Mete a propósito una celda de texto y un hueco para ver qué pasa.
  4. El filtro (2 min). Filtra la hoja y compara SUMA con SUBTOTALES(109; …). El contraste se queda grabado.
  5. Cierre (1 min). Boleto de salida: «tu columna tiene 30 filas, CONTARA da 30 y CONTAR da 28; ¿qué dos filas revisarías y por qué?».
4 · Ejercicio de pizarra reutilizable: «Pregunta y función»

Escribe en la pizarra una lista de preguntas y, al lado, una lista desordenada de funciones. La clase une con flechas:

  • Modo A — de la pregunta a la función: «¿cuántos tienen cifra?» → CONTAR; «¿cuántos huecos hay?» → CONTAR.BLANCO.
  • Modo B — de la función al resultado: dibuja una mini columna con dos números, un texto y un hueco, y pide cuánto dará cada función.

Evaluación: por parejas, uno inventa una pregunta contable y el otro elige la función. Rota los papeles y compara respuestas con otra pareja.

Proyecta el libro contable y ve escribiendo las funciones en directo sobre la columna Debe; es el mejor ejemplo real posible.

⌘Fuente primaria y siguientes pasos

Consulta (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca cada función por su nombre (PROMEDIO, CONTAR, CONTARA, SUBTOTALES) para ver sus variantes.

Vienes de (13): nombres definidos. Si nombraste el rango del Debe como Debe, hoy puedes escribir =PROMEDIO(Debe) y la fórmula se lee sola.

Siguiente lección (15): funciones lógicas — SI, SI.ERROR, CONTAR.SI y SUMAR.SI, para clasificar y sumar con criterios.

Tu profesor está aquí

¿Algo no encaja?

Pregúntame lo que quieras: qué función elegir según la pregunta, cómo se ve esto en tu versión, o cómo adaptar el ejercicio a tus alumnos. Puedo también generarte la ficha de clase en PDF o un ejercicio con los tus importes reales.

Pídeme: «móntame 8 preguntas de resumen contable con sus funciones» y te lo dejo preparado.

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