Lección 10 · Curso Excel para Contabilidad

Ordenar y filtrar: texto, número, fecha y orden personalizado

Filtrar esconde lo que no toca; ordenar recoloca las filas enteras. Dos gestos que convierten una lista de apuntes en respuestas.

Tiempo: 25–30 min Requisitos: Lección 09 (tablas de Excel) Base de: Módulo 5 del temario

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1Qué te llevas de esta lección

Por qué esto es contabilidad Cuadrar un libro no es leerlo entero: es hacer preguntas. «¿Cuánto he vendido?», «¿qué vence este mes?», «¿cuál es el mayor gasto?». El filtro responde a la primera; el orden, a las demás. Estas dos herramientas son la diferencia entre tener datos y consultarlos.

2Filtrar: esconde lo que no toca, sin borrar nada

Si tus datos están en una tabla de Excel (Lección 09), cada encabezado ya lleva su flecha. Si trabajas con un rango normal, actívalas con Datos → Filtro o con Ctrl + Mayús + L. El mismo atajo las quita.

Al pulsar la flecha de una columna se despliega el menú de filtro, con opciones que cambian según el tipo de dato:

Filtrar oculta las filas que no cumplen el criterio: no las borra. Quita el filtro y vuelven a estar ahí, intactas. Si en tu hoja de Asientos filtras la columna Cuenta por el valor 700, te quedas con los apuntes de Ventas de mercaderías y el resto se esconde.

Ojo con la suma de lo filtrado Ocultar filas no cambia lo que suma una SUMA normal: sigue sumando todo, lo veas o no. La fila de totales de una tabla usa SUBTOTALES precisamente para totalizar lo que queda a la vista.

Fuente: Microsoft — Ayuda de Excel.

3Ordenar: recolocar filas enteras, no celdas sueltas

Ordenar es recolocar las filas por el valor de una columna. Desde la flecha de un encabezado puedes hacerlo rápido de A a Z (ascendente) o de Z a A (descendente). Para dos o más criterios, usa Datos → Ordenar: añade un nivel por cada columna, con su criterio y su sentido.

En la ventana de Ordenar tienes además el Orden personalizado, que te deja definir tu propia secuencia (por ejemplo, meses o grupos de cuentas), y el orden por lista personalizada.

La regla de oro Si seleccionas una sola columna de un rango y la ordenas, Excel mueve solo esas celdas y desalinea las filas: cada importe acaba junto a una fecha que no le corresponde. Ordena siempre por una columna de la tabla o el rango completo. Con una tabla de Excel esto no pasa: Excel ordena la fila entera por su cuenta.

Un ejemplo con dos niveles

Quieres ver los apuntes de la cuenta 700 del más reciente al más antiguo y, dentro del mismo día, del importe mayor al menor. Eso son dos niveles en Datos → Ordenar: primero Fecha descendente y después Debe descendente. La flecha del encabezado, sola, solo da A–Z o Z–A: para combinar columnas, la ventana Ordenar.

4Práctica: recupéralo de memoria

Intenta responder sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar.

Práctica · ordenar y filtrar

P1 ¿Qué atajo activa o desactiva el filtro en Excel?

P2 ¿Qué ocurre si ordenas una sola columna de un rango de datos?

P3 ¿Dónde ordenas por dos criterios a la vez, por ejemplo Fecha y después Importe?

P4 Al abrir el filtro de la columna Fecha, ¿qué grupo de opciones aparece?

P5 ¿Qué efecto tiene el filtro sobre las filas que no cumplen el criterio?

5Manos a la obra

Abre assets/ejemplos/libro-contable.xlsx y trabaja en la hoja Asientos. La cuenta de Ventas de mercaderías es la 700; el Debe está en la columna F y el Haber en la columna G.

  1. Sitúate en una celda con datos y activa el filtro con Ctrl + Mayús + L, o con Datos → Filtro. Cada encabezado estrena su flecha.
  2. Abre la flecha de la columna Cuenta y deja marcado solo el valor 700. Comprueba que aparecen los apuntes de Ventas de mercaderías y el resto se esconde.
  3. Vuelve a marcar todo para quitar el filtro. Después ordena con Datos → Ordenar: primer nivel, Fecha, de más reciente a más antiguo (descendente).
  4. Añade un segundo nivel: la columna Debe, de mayor a menor. Ahora las ventas del mismo día quedan encabezadas por el importe mayor.
  5. Prueba la regla de oro a propósito: selecciona solo la columna F (Debe) y ordénala de mayor a menor sin incluir el resto. Verás las filas desalineadas. Deshaz con Ctrl + Z.
Ver respuestas y comprobación

Paso 2. La cuenta 700 tiene tres apuntes de ventas, todos en el Haber (columna G): 4.000, 5.200 y 2.500. Filtrar esconde lo demás, no lo borra.

Paso 4. Con dos niveles, Excel ordena primero por Fecha y, donde hay empate, por Debe. La flecha del encabezado solo da A–Z o Z–A: para combinar columnas, Datos → Ordenar.

Paso 5. Al ordenar solo la columna F, los importes se reordenan pero los nombres, fechas y cuentas se quedan quietos: el descuadre es visible. Ctrl + Z lo arregla.

Truco de contador Antes de filtrar, pregúntate: «¿qué filas quiero ver?». Y antes de ordenar: «¿qué fila quiero arriba?». Filtrar decide qué se ve; ordenar decide en qué orden. No son lo mismo, y confundirlos cuesta tiempo.

★Kit para enseñar

Esto es lo que usarás en tus clases. Cuatro piezas listas para reutilizar.

1 · La analogía que funciona: la lista de clase

Cuéntale a tu alumnado esto, y no lo olvidarán:

«Imagina que ordenas tu lista de alumnos solo por el apellido, pero dejas los nombres quietos. Sabrás el orden de los apellidos, sí; pero ya no sabrás de quién es cada uno. Ordenar una columna suelta en Excel es exactamente eso: ordenas el apellido y descolocas el nombre. La fila entera viaja junta, o no viaja.»

Variante para clase: reparte tarjetas con «Nombre + nota» y pide que ordenen por nota. Quien ordene solo las notas descubrirá el problema en sus propias manos.

2 · Errores típicos y cómo anticiparlos
  • Ordenar una columna suelta. El error estrella. Antídoto: repetir la regla de oro y hacerlo mal a propósito una vez, para que vean el descuadre.
  • Creer que filtrar borra. «Se han perdido asientos». Antídoto: quita el filtro delante de ellos y deja que reaparezcan.
  • Confundir filtrar con ocultar. Creen que es lo mismo que esconder filas a mano. Antídoto: recordar que el filtro esconde por criterio y que la fila de totales de la tabla cuenta solo lo visible con SUBTOTALES.
  • Buscar dos criterios en la flecha. La flecha solo da A–Z y Z–A. Antídoto: para combinar columnas, la ventana Datos → Ordenar.
3 · Guion de clase (10 minutos)
  1. Gancho (1 min). Pregunta: «¿cuánto hemos vendido y qué día fue la venta mayor?». Que digan cómo lo averiguarían a ojo.
  2. Filtrar (3 min). Activa el filtro con Ctrl + Mayús + L y deja solo la cuenta 700. Pregunta si los datos «desaparecidos» se han perdido.
  3. Ordenar (3 min). Ordena por Fecha descendente y añade un segundo nivel por Debe desde Datos → Ordenar.
  4. La regla de oro (2 min). Selecciona solo la columna Debe, ordénala y muestra el desastre. Deshaz con Ctrl + Z.
  5. Cierre (1 min). Boleto de salida: «Explica en una frase por qué no se debe ordenar una columna suelta».
4 · Ejercicio de pizarra reutilizable: «la fila entera viaja junta»

Dibuja en la pizarra cuatro filas con tres columnas: Fecha · Cuenta · Importe. Recorta tiras de papel (una por fila) y colócalas desordenadas.

  • Ronda A. Ordena solo la columna Importe (reescribe los números y deja fechas y cuentas quietas) y pregunta qué se ha roto.
  • Ronda B. Ordena ahora moviendo las tiras enteras: cada fecha viaja con su cuenta y su importe.
  • Ronda C. Tapa una tira y pregunta: «¿qué fila hay que ordenar para volver a verla?». Une así filtro y orden.

Archivo de apoyo: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos.

⌘Fuente primaria y siguientes pasos

Lee (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca «ordenar» y «filtrar» y compara los criterios que ofrece cada tipo de dato.

Lección anterior (09): la tabla de Excel, la base de datos que se mantiene sola; las flechas que usas aquí nacen precisamente de ella. Siguiente lección (11): hipervínculos, al documento, a otros archivos y a la web.

Tu profesor está aquí

¿Algo no encaja?

Pregúntame lo que quieras: cómo ordenar por meses y no alfabéticamente, cómo filtrar «este mes» en tu libro, o cómo evitar el descuadre de la regla de oro. Puedo también generarte la ficha de clase en PDF o un ejercicio con tu lista de cuentas.

Pídeme: «prepárame el ejercicio de ordenar y filtrar para 20 alumnos» y te lo dejo montado.

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