Lección 09 · Curso Excel para Contabilidad

La tabla de Excel: la base de datos que se mantiene sola

Un rango es una cuadrícula; una tabla de Excel es una base de datos con encabezados, filtros, columnas calculadas y totales que se cuidan solos.

Tiempo: 25–30 min Requisitos: Lección 02 (fórmulas y SUMA) Base de: Módulos 4.1–4.2 del temario

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1Qué te llevas de esta lección

Por qué esto es contabilidad Tu libro de asientos ya es una base de datos: una fila por apunte y una columna por dato. La tabla de Excel es el paso de «una hoja escrita a mano» a «una base que crece sin romperse»: añades apuntes abajo y las fórmulas, los filtros y los totales se enteran solos.

2De rango a tabla: un clic que cambia las reglas

Sitúate dentro de tus datos y elige Inicio → Formato como tabla, o pulsa Ctrl + T. Excel pregunta si el rango tiene encabezados: responde que sí cuando la fila 1 sean los títulos de las columnas. En un segundo, tu rayado se convierte en una tabla de Excel.

Qué aparece de golpe

Cómo se ve, en tu libro

La hoja Asientos tiene ocho columnas. El Debe vive en la columna F y el Haber en la columna G:

La fila 1 es la fila de encabezados; las filas 2 a 35, los 34 apuntes. Al convertirla en tabla, esa barrera entre encabezado y datos queda grabada.

La pestaña «Diseño de tabla»

Aparece arriba, solo cuando estás dentro de una tabla. Ahí viven el Nombre de la tabla (por defecto Tabla1) y el Estilo con el que se pinta. Cambiar el nombre hoy te ahorra confusiones mañana.

Fuente: Microsoft — Overview of Excel tables.

3Lo que la tabla hace sola

Columna calculada

Añade una columna nueva a la derecha y escribe la fórmula en su primera fila, por ejemplo =F2-G2 para el saldo del apunte. Al pulsar Enter, la fórmula no se queda ahí: se propaga a toda la columna. Da igual que tengas cien o mil apuntes; el saldo aparece calculado en todos. Eso es una columna calculada.

Fila de totales

En la pestaña Diseño de tabla, marca Fila de totales. Excel añade una última fila que totaliza las columnas numéricas; por dentro usa la función SUBTOTALES, pensada para totales dentro de una tabla.

Referencia estructurada: llamar a la columna por su nombre

Compara las dos formas de sumar el Debe:

Esto es la referencia estructurada: usas el nombre de la columna en vez de sus direcciones.

Cuidado La tabla no es solo un estilo de color: es una estructura. Si dejas una fila vacía en medio de los datos, escribes fuera de sus límites o la tratas como simple pintura, sus fórmulas y filtros dejan de ser fiables.

4Práctica: recupéralo de memoria

Intenta responder sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar.

Práctica · tablas de Excel

P1 ¿Qué atajo de teclado convierte un rango en tabla de Excel?

P2 Escribes una fórmula en la primera celda de una columna nueva de la tabla. ¿Qué ocurre?

P3 ¿Qué función utiliza por dentro la fila de totales de una tabla?

P4 En una tabla llamada Tabla1, ¿qué representa la referencia Tabla1[Debe]?

P5 ¿Qué práctica rompe la estructura de una tabla de Excel?

5Manos a la obra

Abre assets/ejemplos/libro-contable.xlsx y trabaja en la hoja Asientos. Ten presente dónde vive cada cifra: el Debe está en la columna F y el Haber en la columna G.

  1. Sitúate en una celda con datos (por ejemplo F2) y pulsa Ctrl + T, o elige Inicio → Formato como tabla. Cuando pregunte, confirma que la tabla tiene encabezados.
  2. Ve a la pestaña Diseño de tabla y cambia el Nombre de la tabla por T_Asientos. Prueba también dos o tres Estilos distintos.
  3. En la primera celda vacía de la derecha (columna I) escribe el encabezado Saldo y, en la fila de debajo, la fórmula =F2-G2. Pulsa Enter y observa cómo se rellena toda la columna sola.
  4. En Diseño de tabla, marca Fila de totales. Aparecerá una última fila que totaliza Debe y Haber usando SUBTOTALES.
  5. Escribe un apunte nuevo en la fila justo debajo de la tabla. La tabla se autoextiende y el Saldo se calcula también para ese apunte.
Ver respuestas y comprobación

Paso 3. La fórmula =F2-G2 se propaga a toda la columna: es una columna calculada. Si la escribieras a mano fuera de una tabla, tendrías que copiarla fila a fila.

Paso 4. La fila de totales muestra la suma del Debe (columna F) y del Haber (columna G). Fíjate en que el total del Haber incluye los apuntes de la cuenta 700 (Ventas de mercaderías).

Paso 5. Si la tabla se extiende y la columna Saldo se rellena sola, ya has entendido lo esencial: la tabla es una estructura, no un color.

Truco de contador Nombra tus tablas con una palabra útil (T_Asientos, T_Catalogo) en vez de aceptar Tabla1, Tabla2. Cuando escribas =SUMA(T_Asientos[Debe]), sabrás qué estás sumando de un vistazo.

★Kit para enseñar

Esto es lo que usarás en tus clases. Cuatro piezas listas para reutilizar.

1 · La analogía que funciona: la libreta encuadernada

Cuéntale a tu alumnado esto, y no lo olvidarán:

«Un rango es una pila de folios sueltos: si añades uno al final, nadie se entera; si se cae uno al suelo, nadie lo nota. Una tabla de Excel es una libreta encuadernada: tiene títulos impresos, renglones y hojas que se añaden solas. Escribas donde escribas, la libreta crece contigo.»

Remate: «¿Llevarías tu contabilidad en folios sueltos? Pues tu hoja de asientos, sin tabla, son folios sueltos».

2 · Errores típicos y cómo anticiparlos
  • Dejar una fila vacía en medio. Creen que «así se ve mejor». Antídoto: la tabla se corta en el hueco y lo de abajo queda fuera. Cero filas en blanco dentro de los datos.
  • Escribir fuera de los límites. Añaden datos dos columnas a la derecha, fuera de la tabla. Antídoto: para crecer, escribe en la fila inmediatamente inferior o añade una columna pegada a la última.
  • «Es solo un color». Creen que la tabla es un formato decorativo. Antídoto: enséñales Tabla1[Debe] y la columna calculada: eso es estructura, no pintura.
  • Nombre por defecto. Se quedan con Tabla1. Antídoto: renombrarla en Diseño de tabla el mismo día que la crean.
3 · Guion de clase (10 minutos)
  1. Gancho (1 min). Proyecta la hoja Asientos sin tabla y pregunta: «si añades un apunte abajo, ¿la suma se entera?». Deja que lo comprueben.
  2. El clic (2 min). Convierte el rango en tabla con Ctrl + T delante de ellos y nombra lo que aparece: encabezados con filtro, bandas, autoextensión.
  3. La columna calculada (2 min). Añade Saldo con =F2-G2 y muestra cómo se propaga. Este es el momento «ah» de la clase.
  4. La fila de totales (2 min). Actívala y enseña que por dentro usa SUBTOTALES.
  5. Cierre (3 min). Boleto de salida: «Escribe una fórmula que sume toda la columna Debe de tu tabla usando el nombre de la columna».
4 · Ejercicio de pizarra reutilizable: «folio suelto o libreta»

Dibuja en la pizarra dos columnas: a la izquierda, un rango (Nombre · Debe · Haber) sin más; a la derecha, la misma tabla con encabezados marcados, una banda de color en las filas pares y una fila de totales abajo.

  • Ronda 1. Pide que añadan un apunte nuevo a cada lado: ¿qué hay que tocar en el rango? ¿Y en la tabla?
  • Ronda 2. Pide la suma del Debe en ambos casos: en el rango hay que ampliar F2:F35; en la tabla basta Tabla1[Debe].
  • Ronda 3. Borra una fila intermedia y pregunta qué se rompe en cada lado.

Archivo de apoyo: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos.

⌘Fuente primaria y siguientes pasos

Lee (10 min): Microsoft — Overview of Excel tables. Fíjate en la lista de ventajas: encabezados, columnas calculadas y fila de totales.

Lección anterior (08): Formato condicional, que la cifra avise sola. Siguiente lección (10): ordenar y filtrar por texto, número, fecha y orden personalizado; la flecha que estrena tu tabla es la protagonista.

Tu profesor está aquí

¿Algo no encaja?

Pregúntame lo que quieras: cómo convertir tu libro en tabla sin perder el formato, qué nombre ponerle, o cómo se ve esto en tu versión de Excel. Puedo también generarte la ficha de clase en PDF o una versión de este ejercicio con tus cuentas.

Pídeme: «prepárame el guion de la tabla para 20 alumnos» y te lo dejo montado.

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