Lección 06 · Curso Excel para Contabilidad
El valor que Excel guarda y el número que tú ves no siempre coinciden. Aprender a separarlos es lo que hace que un informe contable se lea como lo que es: dinero.
Dentro de una celda, Excel guarda un valor: el número limpio, sin adornos. Lo que tú ves en pantalla es el formato, una manera de presentar ese valor. El valor no cambia; el traje sí.
Mira el mismo número vestido de tres formas. En las tres celdas el valor guardado es 1500; lo único que cambia es el formato de número:
| Lo que se ve | Valor guardado | Formato aplicado |
|---|---|---|
| 1500 | 1500 | Número |
| 1.500,00 € | 1500 | Moneda |
| 1.500,00 € | 1500 | Contabilidad |
Fíjate en la última fila: el formato Contabilidad reserva un hueco fijo para el símbolo, de modo que los importes quedan alineados por el símbolo y por los decimales. Es el formato rey de las columnas Debe y Haber.
Excel te da una pista constante y gratuita: cuando algo es un número, lo alinea a la derecha y lo puede sumar. Cuando algo es un texto, lo alinea a la izquierda y no lo suma.
Por eso, si escribes a mano 1.500,00 € en una celda, Excel puede interpretarlo como texto. La cifra se ve perfecta, pero el total de la columna la ignora. Un número no se escribe: se formatea.
Los formatos de número viven en la pestaña Inicio, en el grupo Número. Estos son los que vas a usar de verdad:
%.Junto a los formatos están los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales. Solo cambian lo que se ve: el valor guardado sigue intacto. Si un importe muestra 1.500,00 y bajas a un decimal, verás 1.500,0, pero Excel sigue calculando con el número completo.
El grupo Número es el atajo, pero el lugar completo es el cuadro Formato de celdas, que se abre con Ctrl + 1. Ahí eliges el formato con detalle y ves una muestra antes de aplicarlo.
1.500,00 € a mano. Parece inofensivo y es la causa número uno de totales que no cuadran. La regla es tajante: los euros se formatean, no se escriben.
Fuente: Microsoft — Ayuda de Excel.
Intenta responder sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar.
P1 ¿Qué cambia cuando aplicas un formato de número a una celda?
El valor es lo que Excel guarda; el formato es solo cómo lo muestra. Aplicar un formato cambia la apariencia, nunca el dato.
P2 ¿Cuál es el formato más adecuado para las columnas Debe y Haber?
Contabilidad reserva huecos fijos para el símbolo y los decimales, así que toda la columna queda alineada. El formato Texto es justo lo que hay que evitar.
P3 Escribes 1.500,00 € a mano en una celda y el total no la suma. ¿Por qué?
Al escribir el símbolo a mano, Excel guarda la cifra como texto. Se ve bien, pero no cuenta. La solución es escribir solo el valor y aplicar después el formato.
P4 ¿Cómo distingues a simple vista un número de un texto en Excel?
Es la pista gratis de Excel: el número se apoya a la derecha y suma; el texto se apoya a la izquierda y no suma. Si un importe se pega a la izquierda, sospecha.
P5 ¿Qué hace el botón Aumentar decimales?
Aumentar y disminuir decimales solo afectan a lo que se ve. El valor guardado no cambia y Excel sigue calculando con la cifra completa.
Abre assets/ejemplos/libro-contable.xlsx en Excel y trabaja sobre la hoja Asientos. Recuerda dónde vive el dinero: Debe = columna F, Haber = columna G.
F2:G35 (todo el Debe y el Haber, sin los encabezados) y aplica el formato Contabilidad desde Inicio → grupo Número.1500 y aplícale formato de moneda. Observa: sigue a la derecha y se puede sumar.1500 €. Mira dónde se apoya: a la izquierda. Es texto y no lo vas a poder sumar.Paso 2: 1500 con formato de moneda se muestra 1500,00 € y sigue siendo un número. Paso 3: 1500 € escrito a mano se alinea a la izquierda y, si haces =SUMA() de la columna, no cuenta.
Paso 5: al disminuir decimales solo cambia lo que ves: 1500,00 pasa a 1500,0 o 1500, pero el valor guardado sigue siendo el mismo. Compruébalo seleccionando la celda y mirando la barra de fórmulas.
Esto es lo que usarás en tus clases. Cuatro piezas listas para reutilizar.
Cuéntale a tu alumnado esto, y no lo olvidarán:
«Imagina un bote con 1.500 gramos de arroz dentro. El valor es el arroz. La etiqueta de fuera puede decir “1.500 g” o “1,5 kg”: cambia la etiqueta todo lo que quieras, el arroz sigue siendo el mismo. Eso es el formato de número. El pecado es escribir “1,5 kg” en la tapa, a mano: entonces ya no tienes arroz, tienes un dibujo. Y con un dibujo no se cocina.»
Variante para clase: lleva un bote o una caja y una etiqueta de papel. Cambia la etiqueta varias veces y pregunta: «¿cambió el contenido?». Es la lección entera en diez segundos.
1.500,00 € en vez de 1500). Antídoto: el mantra «los euros se formatean, no se escriben», repetido cada vez que alguien teclea un símbolo.1500,00 significa «más preciso» que ver 1500. Antídoto: seleccionar la celda y leer la barra de fórmulas: el valor no se ha movido.1500 y nombra Moneda, Contabilidad y Número.1500 con formato y 1500 € a mano, y compare dónde se apoya cada uno.Dibuja en la pizarra una columna de cinco importes. Alinea tres a la derecha y dos a la izquierda, mezclados. Luego alterna:
Evaluación: con dos rondas ves quién domina la prueba de la derecha y quién todavía no. Puedes hacerlo con el libro de práctica proyectado.
Archivo de apoyo: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos.
Lee (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca en ella la sección de formatos de número; fíjate en la idea de que el formato describe cómo se muestra un valor, no lo que el valor es.
Lección anterior (05): inmovilizar paneles y moverse en hojas enormes. Siguiente lección (07): formato de celda: bordes, alineación y formato personalizado.
Pregúntame lo que quieras: por qué tu columna no suma, cómo se ve el formato Contabilidad en tu versión, o cómo explicar la diferencia entre valor y formato a tus alumnos. Puedo también generarte una ficha de clase en PDF o una versión de este ejercicio con tus números.
Pídeme: «prepárame cien apuntes con tres importes escritos como texto» y te lo dejo montado para la clase.