Lección 04 · Curso Excel para Contabilidad
Un informe contable no está terminado hasta que se puede leer en papel: con sus encabezados en cada página y sin columnas cortadas.
El atajo Ctrl + P abre el cuadro de Imprimir, con la vista previa a la derecha. Esa vista previa es tu ensayo general: muestra exactamente cómo quedará la hoja, cuántas páginas ocupará y dónde parte.
Desde ahí decides lo esencial: la impresora, el número de copias, la orientación (horizontal o vertical) y los márgenes. Imprimir sin mirar esta pantalla es la causa número uno de informes cortados o con la última columna en una hoja suelta.
Muchas veces quieres imprimir solo una parte del libro, no toda la hoja. Para eso existe el área de impresión. Se define desde la pestaña Disposición de página → Área de impresión → Establecer área de impresión: seleccionas primero las celdas y luego marcas el área.
Y si la tabla es más ancha que un folio, la solución no es encoger el texto a mano, sino ajustar. La opción Ajustar a 1 página de ancho obliga a Excel a que todo el ancho quepa en una única página impresa. El contenido se reduce de escala para entrar, sin que tú toques nada.
Referencia de las herramientas: Microsoft — Ayuda de Excel.
Si el informe ocupa varias páginas, hay una opción imprescindible: Imprimir títulos (Disposición de página → Imprimir títulos). En ella indicas la fila de encabezados que se repite arriba de cada página. Es la que convierte una tabla larga en un informe legible desde la página 1 hasta la última.
Para dar el acabado final, usa:
Y para comprobar dónde va a cortar, cambia a la Vista previa de salto de página (pestaña Vista): verás las zonas de impresión y las líneas donde partirá el papel, antes de desperdiciar una sola hoja.
Responde sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar.
P1 ¿Qué opción repite la fila de encabezados en cada página?
Imprimir títulos (Disposición de página) define la fila que se repite arriba en cada página impresa. No confundir con inmovilizar paneles, que es cosa de la pantalla.
P2 ¿Dónde se define el área que quieres imprimir?
Es Disposición de página → Área de impresión → Establecer área de impresión. Seleccionas las celdas y marcas el área que irá a papel.
P3 ¿Cómo logras que todo el ancho quepa en una sola página?
Ajustar a 1 página de ancho reduce la escala para que todas las columnas entren. Es mejor que encoger la letra a mano, porque no toca el formato original.
P4 ¿Qué atajo abre el cuadro de Imprimir?
Ctrl + P abre Imprimir, con su vista previa. Ctrl + S guarda; guardar e imprimir no son lo mismo.
P5 ¿Qué orientación conviene para una tabla con muchas columnas?
La horizontal (apaisada) da más ancho, ideal para tablas anchas; la vertical da más alto, mejor para listas largas de pocas columnas.
Prepara assets/ejemplos/libro-contable.xlsx para imprimir. Trabaja en la hoja Asientos (encabezado en la fila 1; datos de la fila 2 a la 35; Debe en la columna F y Haber en la G).
En la vista previa deberías ver: la fila 1 repetida arriba en cada página, todas las columnas del Debe y el Haber dentro del mismo ancho y la tabla centrada respecto al folio.
Si algo se sigue cortando, revisa dos cosas: que el área de impresión incluya las columnas F y G, y que el ajuste sea de ancho (no de alto). Recuerda: la vista previa nunca miente.
Cuatro piezas listas para reutilizar en tus clases.
Cuéntalo así:
«Un informe impreso es como un periódico de varias páginas. Si arrancas la segunda página, la cabecera con los nombres de las columnas tiene que seguir apareciendo arriba, o no sabrás qué estás leyendo. Imprimir títulos es esa cabecera que se repite; Ajustar a 1 página de ancho es pedir que la noticia no se salga del papel; y Centrar en la página es maquetarla con márgenes iguales.»
Remate para clase: «La vista previa es el ensayo general. Ningún actor sale a escena sin ensayar».
Dibuja en la pizarra dos tiras de papel simulando dos páginas de un informe.
Evaluación: que la clase nombre, entre las dos tiras, las tres mejoras (títulos repetidos, ajuste de ancho, centrado). Con una ronda sabes quién ha entendido el propósito.
Archivo de apoyo: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx, hoja Asientos.
Lee (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca «establecer un área de impresión» e «imprimir encabezados de fila y columna»; ahí está el detalle oficial de cada opción.
Lección anterior (03): archivos y vistas — guardar, .xlsx/.csv y trabajar con hojas.
Siguiente lección (05): inmovilizar paneles y moverse en hojas enormes.
Pregúntame lo que quieras: por qué tu libro sale en varias columnas de páginas, cómo preparar un informe de sumas y saldos listo para firmar, o cómo dejar guardado el ajuste de impresión dentro del propio archivo.
Pídeme: «prepárame una plantilla de impresión con cabecera de empresa y pie con número de página» y te la dejo montada.