Lección 03 · Curso Excel para Contabilidad

Archivos y vistas: guardar, .xlsx/.csv, hojas

Elegir bien el formato del archivo y saber moverte entre hojas es lo que separa un trabajo que se conserva de un trabajo que se pierde.

Tiempo: 25–30 min Requisitos: Lección 02 (fórmulas y SUMA) Base de: Módulos M1 y M2.2 del temario

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1Qué te llevas de esta lección

Distinguir .xlsx, .xls, .csv y .ods, y saber qué se pierde al guardar en cada uno.
Guardar sin dramas: Ctrl + S para conservar, F12 para «Guardar como», y recuperar un archivo no guardado.
Organizar el libro con hojas (renombrar, colorear, mover, copiar, ocultar) y ajustar la vista (zoom, Diseño de página, ventanas).

Por qué esto es contabilidad Un asiento que no se guarda no existe. Y un balance exportado a CSV puede haber perdido los ceros a la izquierda de un código de cuenta o haber convertido una fecha en un número raro. Elegir el formato correcto es parte del trabajo contable, no un detalle técnico.

2Cada archivo, su formato

El formato del archivo decide qué conserva Excel. Estos son los cuatro que más verás:

Formato	Qué es	Qué conserva
`.xlsx`	Libro de Excel (el actual)	Fórmulas, formato y varias hojas
`.xls`	Versión antigua del libro	Como el anterior, pero con límites antiguos
`.csv`	Texto plano	Solo datos, y solo de una hoja
`.ods`	Formato OpenDocument	Libro abierto, compatible con otras suites

Cuidado con el CSV Un .csv es texto plano: guarda una sola hoja y pierde fórmulas y formato. Además, al abrirlo Excel puede perder los ceros a la izquierda (por ejemplo, 007 se vuelve 7) y convertir fechas a un formato distinto. Úsalo para intercambiar datos, nunca como copia maestra de tu libro.

3Guardar y recuperar el trabajo

Dos comandos, dos usos distintos:

Ctrl + S — Guardar. Sobrescribe el archivo actual. Úsalo continuamente, por reflejo.
F12 — Guardar como. Te deja elegir nombre nuevo, carpeta y formato. El original queda intacto.

Excel también dispone de guardado automático y de la opción «recuperar archivos no guardados» (Archivo → Información → Administrar libro). Es la red de seguridad cuando algo se cierra sin guardar, pero no sustituye a Ctrl + S.

Referencia de las herramientas: Microsoft — Ayuda de Excel.

4Hojas y vistas: tu mesa de trabajo

Abajo del todo están las pestañas de hoja. Ahí organizas el libro. Con doble clic sobre una pestaña la renombras; con clic derecho abres el menú para cambiar el color de la pestaña, e insertar, eliminar, mover, copiar u ocultar hojas.

Para ver el contenido sin cambiar nada, usa la pestaña Vista:

Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página: tres formas de mirar la hoja.
Zoom: abajo a la derecha de la ventana, o Ctrl + rueda del ratón.
Nueva ventana: abre una segunda ventana del mismo libro para comparar dos zonas.
Dividir: parte la ventana en paneles desplazables por separado.

5Práctica: recupéralo de memoria

Intenta responder sin mirar arriba. Cada acierto muestra una explicación; cada fallo te deja reintentar.

Práctica · archivos, guardar y hojas

P1 ¿Qué ocurre al guardar el libro como .csv?

El .csv es texto plano: deja una sola hoja y pierde fórmulas y formato. También puede comerse los ceros a la izquierda y reinterpretar fechas.

P2 ¿Para qué sirve la tecla F12?

P3 ¿Cómo se renombra una hoja?

P4 ¿Cuál es el formato nativo del libro de Excel?

.xlsx es el libro de Excel y conserva fórmulas, formato y varias hojas. .csv, .pdf y .png no son libros: pierden la estructura de cálculo.

P5 ¿Para qué sirve Nueva ventana, en la pestaña Vista?

6Manos a la obra

Trabaja sobre assets/ejemplos/libro-contable.xlsx. Antes de nada, haz una copia: no queremos tocar el original.

Pulsa F12 y guarda una copia con el nombre libro-contable-copia.xlsx. Comprueba que el original sigue donde estaba.
Haz clic derecho sobre la pestaña Asientos y elige Mover o copiar con la casilla «Crear una copia» marcada. Tendrás un duplicado de la hoja.
Renombra el duplicado con doble clic en su pestaña (por ejemplo, Asientos-prueba) y cámbiale el color con clic derecho.
Selecciona la hoja Asientos-prueba y guárdala como .csv. Ábrela y observa qué se ha perdido: fórmulas, formato y el resto de las hojas.

Ver respuestas y comprobación

Al abrir el .csv verás que falta todo excepto los datos de esa hoja: desaparecen las fórmulas (el total ya no se recalcula), el formato y las hojas Catalogo y Notas. Puede además haber cambiado algún cero a la izquierda o alguna fecha.

Conclusión: el .csv es un buen intercambio, pero tu copia maestra debe seguir siendo el .xlsx.

Truco de contador Antes de exportar, pregúntate: «¿este archivo lo va a leer alguien o lo voy a seguir trabajando yo?». Si lo vas a seguir trabajando, nunca lo guardes solo en CSV.

★Kit para enseñar

Cuatro piezas listas para reutilizar en tus clases.

1 · La analogía que funciona: el original y la fotocopia

Cuéntalo así:

«El .xlsx es el original firmado: conserva fórmulas, formato y todas las hojas. El .csv es una fotocopia en blanco y negro: se lee, sirve para pasar datos, pero ha perdido los colores, la firma y las hojas grapadas. Puedes quedarte la fotocopia para repartir, pero el original no se tira nunca.»

Remate para clase: «Guardas como CSV para enviar; guardas como XLSX para seguir viviendo».

2 · Errores típicos y cómo anticiparlos

Guardar el único original en CSV. Pierden fórmulas sin darse cuenta. Antídoto: que hagan la prueba en clase y abran el CSV. Verlo duele menos que explicarlo.
Cerrar sin guardar. Creen que Excel lo hace solo. Antídoto: implantar el reflejo Ctrl + S y mostrar dónde está «recuperar archivos no guardados».
Confundir Guardar con Guardar como. Sobrescriben cuando querían una copia. Antídoto: regla: «copia nueva = F12».
Trabajar con 20 hojas sin nombre. Hoja1, Hoja2, Hoja3… Antídoto: renombrar y colorear por función (Datos, Cálculo, Informe) desde el primer día.

3 · Guion de clase (9 minutos)

Gancho (2 min). Pregunta: «¿Qué pasa con vuestro balance si lo enviáis en el formato equivocado?». Deja que intuyan.
Analogía (2 min). Original firmado frente a fotocopia en blanco y negro.
Modelo (2 min). Guarda el mismo libro en .xlsx y en .csv; abre los dos y compara en pantalla.
Práctica guiada (2 min). Duplicar una hoja, renombrarla y colorear la pestaña, todo delante de ellos.
Cierre (1 min). Boleto de salida: «¿En qué formato guardarías la copia maestra y por qué?».

4 · Ejercicio de pizarra reutilizable: «¿Original o fotocopia?»

Divide la pizarra en dos columnas: Original (.xlsx) y Fotocopia (.csv). Lee en voz alta características y que la clase las coloque:

«Conserva las fórmulas» → original.
«Solo tiene una hoja» → fotocopia.
«Puede perder los ceros a la izquierda» → fotocopia.
«Sirve para intercambiar datos» → ambas, depende del uso.

Evaluación: votación a mano alzada por cada tarjeta. Con dos rondas ves quién distingue datos de estructura.

Archivo de apoyo: assets/ejemplos/libro-contable.xlsx (hojas Asientos, Catalogo y Notas).

⌘Fuente primaria y siguientes pasos

Lee (10 min): Microsoft — Ayuda de Excel. Busca «guardar un libro» y «formatos de archivo compatibles»; es la referencia oficial de cada formato.

Lección anterior (02): hablar con Excel — fórmulas, operadores y la función SUMA.

Siguiente lección (04): imprimir como un profesional — áreas de impresión, títulos repetidos y escala.

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¿Algo no encaja?

Pregúntame lo que quieras: qué formato conviene para tu gestoría, cómo se comporta tu versión al abrir CSV, o cómo montar una carpeta de trabajo para un ciclo contable completo.

Pídeme: «organízame un libro con una hoja por mes y un índice» y te lo dejo montado.

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